V-ati intrebat vreodata de ce piata de software de management al proceselor de business (Business Process Management - BPM) este atat de mica in Romania? Si, mai important, daca va creste vreodata? Pandemia de COVID-19 poate fi chiar contextul de care piata de BPM avea nevoie pentru a castiga tractiune si a-si atinge adevaratul potential. Conform raportului Global Mobile Business Process Management Market pentru 2016-2022, piata globala de software de management al proceselor de business va ajunge la 3,7 miliarde de dolari pana in 2022, cu o rata anuala de crestere de 21,5%. Iar Romania cu siguranta contribuie la evolutia acestei piete.

Cresterea se bazeaza pe tehnologia mobila, care a permis angajatilor sa se conecteze la sistemele interne ale companiei si sa acceseze date si resurse fara a fi nevoiti sa lucreze dintr-un anumit loc fix, de exemplu intr-un birou sau o sucursala. Alti factori care influenteaza cresterea acestei piete sunt nevoia de a lucra intr-un mod agil si de a asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare in diverse domenii de activitate.

De ce este aceasta piata atat de mica?

Oamenii confunda de obicei conceptul BPM cu Enterprise Content Management, Content Management System si Workflow Management, astfel incat intrebarea naturala este: „de ce este atat de mica aceasta piata?”. La o analiza mai atenta a nucleului organizatiilor, apar mai multe obstacole in demersul de implementare a solutiilor de tip BPM. Acestea sunt foarte complexe, foarte lente si uneori implementarea lor este un proces greoi, cand, de fapt, companiile doresc sa lucreze cu solutii rapide, care pot fi operate de oricine - de la analistii care dezvolta fluxurile de lucru, la personalul tehnic care implementeaza aceasta logica, pana la utilizatorul final care va lucra in cadrul procesului -, si nu numai de experti. Un alt obstacol este lipsa de experti in domeniu, cum ar fi arhitecti de astfel de sisteme, experti de tip Lean Six Sigma sau consultanti, care pot promova platformele BPM atat din interiorul, cat si in afara organizatiilor. De asemenea, departamentele de IT si functiile de business promoveaza adesea ideea ca majoritatea proceselor interne pot fi complet automatizate prin utilizarea platformelor de tip CRM, ERP si RPA, ceea ce nu este in intregime adevarat. Si, nu in ultimul rand, preturile sunt prea mari pentru majoritatea companiilor, deoarece includ licente, implementare si tarife zilnice la rate foarte mari pentru expertii implicati in dezvoltare, implementare si mentenanta.

Care este viitorul BPM si ce trebuie facut?

In primul rand, platformele de management al proceselor de business trebuie sa se concentreze pe experienta clientilor (Customer eXperience - CX). Majoritatea organizatiilor din Romania se intreaba cum isi pot adapta procesele interne pentru a permite o mai buna colaborare, a facilita sprijinul oferit intre departamente si pentru a cultiva spiritul de inovatie, astfel incat sa le ofere clientilor o experienta mai buna. Ca urmare, organizatiile apeleaza la platforme de management al proceselor de business pentru transformarea digitala, preferand solutii BPM suple (lightweight) care utilizeaza tehnologii moderne si care permit automatizarea rapida, faciliteaza colaborarea si interactiunea facila cu clientii lor.

In linie cu tendinta „low-code / no-code” pe care o intalnim si in cazul altor tipuri de software, solutiile BPM de astazi necesita o implicare minima din partea departamentului de IT - sau chiar deloc - pentru a crea, implementa, automatiza si optimiza procesele de business, pentru ca se bazeaza pe prototipuri si implementari rapide.

Exista mai multe modalitati de a creste pe termen scurt gradul de adoptie a platformelor BPM, iar una dintre acestea este alegerea unui software „lightweight” de management al proceselor de business, caci acesta este un sistem autonom si necesita un efort minim din partea utilizatorului pentru a incepe modelarea rapida a proceselor de tip  BPMN (Business Process Model and Notation). O alta modalitate este asigurarea flexibilitatii prin intermediul implementarii platformelor BPM, inclusiv in ceea ce priveste trainingul si adoptia angajatilor care vor utiliza platforma, generarea de formulare, experienta utilizatorilor (UX), interfetele dinamice pe care le foloseste utilizatorul (UI), modelele BPMN si regulile de business (Decision Model and Notation - DMN). Integrarea acestor solutii cu sistemele legacy pe care companiile le folosesc deja prin intermediul API-urilor si prin identificarea si folosirea aplicatiilor si proceselor de business pentru prototipuri si implementari mai rapide, precum si asigurarea unificarii tuturor aplicatiilor intr-un singur portal de tip „Unified Frontend” cu care interactioneaza angajatii si a integrarii cu alte sisteme, pot de asemenea, sa contribuie la cresterea gradului de adoptie a platformelor de tip BPM.

Cresterea unei companii este de obicei insotita de o evolutie a proceselor sale interne, care devin tot mai complexe pentru a raspunde noilor cerinte de business. Liderii de piata incearca sa utilizeze propriile sistemele informatice pentru a implementa toate actualizarile si modernizarile de procese de business, dar, in multe cazuri, procesele sunt blocate intr-un sistem detinut de o companie, de exemplu un sistem ERP, eliminand astfel sansele ca acestea sa fie integrate la un cost redus. Acesta este motivul pentru care este important ca o companie sa aleaga o solutie BPM care nu necesita reconstructie de la zero, ci permite alinierea, actualizarea si imbunatatirea proceselor de business existente si ofera instrumente pentru gestionarea lor, inclusiv instrumente pentru proiectarea, executia, monitorizarea si analiza lor.

Asadar, sistemele BPM suple (lightweight) au un viitor promitator in fata.